Трудовые книжки: Заполнение сведений о работе

Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

ЧАСТЬ 4.

ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ

4.1. Записи о приёме на работу

4.2. Записи о переводах на другую работу

4.3. Записи о присвоении нового разряда

4.4. Записи о работе по совместительству

4.5. Записи об изменении наименования работодателя

4.6. Записи о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

4.7. Записи о восстановлении непрерывного трудового стажа

4.8. Записи о времени военной службы и времени обучения

4.9. Записи об увольнении работников

4.10. Выдача трудовой книжки при увольнении

4.1. Записи о приёме на работу

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на работу?

На странице 2 трудовой книжки начинается раздел «Сведения о работе».

Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,

- в графе 2 указывается дата приема на работу.

- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации,

- в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Обратите внимание на графу 2. В ней ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Если работнику заводят трудовую книжку впервые, то дата приема на работу в разделе «Сведения о работе» может быть более ранней, чем дата на титульном листе трудовой книжки. В этом нет ничего страшного. Ведь трудовая книжка может заводиться не в первый день работы нового сотрудника. Согласно ч.3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Таким образом, трудовая книжка может заводиться не в первый день работы нового работника. Однако в графе 2 раздела «Сведения о работе» должна указываться дата приема на работу. Поэтому возможно несовпадение дат на титульном листе и в разделе «Сведения о работе» в первой записи о приеме на работу.

Особое внимание обратите на наименование должности, на которую принимают работника.

Согласно п. 3.1 Инструкции записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на работу в порядке перевода?

Согласно п. 6.1 Инструкции при приеме на новое место работы в порядке перевода от другого работодателя в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

Как в трудовой книжке правильно оформить запись о приеме работника на выборную работу (должность) при переходе работника от другого работодателя?

Согласно п. 6.2 Инструкции в случае перехода работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Пример записи о приеме на работу (4.1.1)

Если условие о работе в конкретном структурном подразделении не включено в трудовой договор, а сторонами согласована лишь должность (что допустимо согласно статье 57 ТК РФ), то в записи в трудовой книжке структурное подразделение не указывается. Если должность работника не отнесена ни к одному структурному подразделению согласно штатному расписанию работодателя, то структурное подразделение в трудовой книжке соответственно не указывается.

Пример записи о приеме на работу без указания структурного подразделения (4.1.2)

Обращаем внимание пользователей электронной энциклопедии «Пакет кадровика», что на диске «Пакета Кадровика» имеется текст семинара и образцы документов по теме «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Рекомендуем ознакомиться с этими материалами.

Пример записи о назначении генеральным директором (4.1.3)

На практике существует спор о том, какой документ указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» в случаях, когда вносится запись о назначении на должность директора (генерального директора) общества. Одни специалисты предлагают указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в должность директора), другие считают правильным указывать протокол общего собрания участников общества. Третьи предлагают указывать оба эти документа.

Наиболее распространены последние два варианта.

Также высказывается мнение о том, что вместо слова «назначен» в формулировке о приеме на работу директора общества должно использоваться слово «избран», потому что общее собрание участников общества (если участников более одного) директора избирает путем голосования.

Обращаем внимание пользователей электронной энциклопедии «Пакет кадровика», что на диске «Пакета кадровика» имеется текст семинара и образцы документов по теме «Оформление трудовых отношений с наемным директором». Рекомендуем ознакомиться с этими материалами.

 Пример записи о приеме на работу в порядке перевода (4.1.4)

4.2. Записи о переводах на другую работу

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК в трудовую книжку вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу. Обратите внимание, что исходя из формулировки ч. 4 ст. 66 ТК РФ сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся, только сведения о переводах на другую постоянную работу.

Пример записи о переводе на другую должность в другое структурное подразделение (4.2.1)

Пример записи о переводе на другую должность в том же структурном подразделении (4.2.2)

Бывают ситуации, когда работника переводят на ту же должность, но в другое структурное подразделение (не имеются в виду случаи перемещения). И здесь важно учесть один момент. Несмотря на то, что должность (работа, профессия, специальность) остается неизменной, рекомендуется указывать ее в записи о переводе. Это избавит  работника от возможных недоразумений в отношениях с пенсионными органами в будущем.

Пример записи о переводе на ту же должность в другое структурное подразделение (4.2.3)

4.3. Записи о присвоении нового разряда

Согласно п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Пример записи о присвоении категории (4.3.1)

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись:

"Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда"

в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

4.4. Записи о работе по совместительству

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил, п.3.1 Инструкции).

В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Пример записи о приеме на работу на условиях внутреннего совместительства (4.4.1)

Пример записи о приеме на работу на условиях внешнего совместительства (4.4.2)

Напомним, что запись о приеме на работу на условиях внешнего совместительства вносится работодателем по основному месту работы.

Обращаем внимание пользователей электронной энциклопедии «Пакет Кадровика», что на диске «Пакета Кадровика» имеется текст семинара и образцы документов по теме «Совместители в Вашей компании». Рекомендуем ознакомиться с этими материалами.

4.5. Записи об изменении наименования работодателя

Согласно п. 3.2 Инструкции, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись:

"Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то",

а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Заметьте, что в Инструкции не говорится о необходимости заполнения графы 1 и графы 2 трудовой книжки в этом случае в отличие от общего порядка внесения записей.

Отметим, что согласно п. 11 Правил все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило.

Для некоторых случаев Инструкция не предусматривает проставление порядкового номера записи. Это специальные правила для случаев-исключений. Примером такого случая является переименование организации. Согласно п. 3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».

Пример записи о переименовании организации – работодателя (4.5.1)

Многие специалисты отмечают, что более правильно в записи о переименовании организации указывать и полное и сокращенное наименование организации (и старое, и новое), т.е. следующим образом:

Пример записи о переименовании организации – работодателя. Вариант 2. (4.5.1)

По аналогии с записью о переименовании делается запись о реорганизации организации.

Напомним, что согласно ч.5 ст. 75 ТК РФ изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации.

Пример записи при реорганизации путем присоединения. (4.5.2)

Пример записи при реорганизации путем слияния. (4.5.3)

Аналогично вносятся записи при разделении, выделении и преобразовании организации.

4.6. Записи о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

Согласно п. 22 Правил в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

Согласно п. 3.3 Инструкции в трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом.

В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись:

"Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж".

В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

4.7. Записи о восстановлении непрерывного трудового стажа

Согласно п. 23 Правил при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

Согласно п. 3.4 Инструкции при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись:

"Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года"

в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4.8. Записи о времени военной службы и времени обучения

Согласно п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

«о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах»

Пример записи о времени военной службы (4.8.1)

Среди специалистов есть мнение, что нужно указывать также дату выдачи военного билета в графе 4.

4.9. Записи об увольнении

Правильный выбор статьи, на которую ссылаться, делая запись об увольнении в трудовой книжке

Нужно быть внимательным при указании ссылки на статью в записи об увольнении.  См. таблицу.

Когда делается ссылка на соответствующие пункт и часть статьи 77 ТК РФ?	Согласно п. 15 Правил и п. 5.2 Инструкции при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
Когда делается ссылка на соответствующие пункт и часть статьи 81 ТК РФ?	Согласно п. 16 Правил и п. 5.3 Инструкции при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Когда делается ссылка на соответствующие пункт и часть статьи 83 ТК РФ?	Согласно п.17 Правил и п. 5.4 Инструкции при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Когда делается ссылка на другие статьи ТК РФ и федеральные законы?	Согласно п.18 ТК РФ и п. 5.5 Инструкции при прекращении трудового договора по другим основаниям (помимо установленных статьями 77, 81, 83 ТК РФ), предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

На практике распространенная ошибка – указание иных статей, чем предусмотрено Правилами и Инструкцией. Например, вместо ссылки на п.1 ч.1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон), делают ссылку на статью 78  ТК РФ; вместо ссылки на п.2 ч.1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора) делают ссылку на статью 79 ТК РФ; вместо ссылки на п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника) делают ссылку на статью 80 ТК РФ. Все это нарушает порядок, установленный Правилами и Инструкцией.

Внимательней выбирайте статью, на которую ссылаетесь, делая запись об увольнении в трудовой книжке. Согласуйте свой выбор с Правилами и Инструкцией.

Причины увольнения по собственному желанию

Согласно п. 5.6 Инструкции при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

К числу таких причин могут относиться перевод мужа на работу в другую местность, необходимость ухода за ребенком в возрасте до 14 лет.

Лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Согласно п. 19 Правил при прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

К вопросу о формулировке записи об увольнении

Между специалистами в области кадрового делопроизводства, юристами по трудовому праву ведется спор о формулировках, которые следует использовать при внесении записей об увольнении.

Как правильней писать:  «уволен в связи с…» или «трудовой договор расторгнут (прекращен) в связи с…»?

По этому вопросу среди специалистов существует две точки зрения.

Первая точка зрения – писать надо «трудовой договор расторгнут (прекращен)…»

Сторонники этой точки зрения ссылаются на ч.5 ст. 84.1 ТК РФ, введенную в кодекс Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ после утверждения Правил и Инструкции. Согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона

Поскольку согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, то более грамотным считается вариант с использованием фразы, имеющейся в соответствующей формулировке ТК РФ.

Например, если текст пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ следующий: «расторжение трудового договора по инициативе работника …»,  то запись в трудовой книжке должна быть соответствующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сторонники описываемой точки зрения указывают, что несмотря на то, что варианты со словом «Уволен…» предлагаются Инструкцией, Трудовой кодекс имеет большую юридическую силу, чем Инструкция.

Вторая точка зрения – нужно использовать слово «Уволен» (кроме случаев прекращения трудового договора по п.6 ч.1 ст. 83 ТК РФ), потому что в Инструкции рекомендован такой вариант и потому что в ст. 66 ТК РФ говорится о том, что «в трудовую книжку вносятся сведения…об увольнении работника».

Специалисты, поддерживающие эту точку зрения, говорят: мы же пишем, что работник «принят в отдел такой-то на должность такую-то», а не «трудовой договор заключен…», и об увольнении мы должны писать соответственно; трудовая книжка – это не книга регистрации заключения и прекращения трудовых договоров, а документ, в который «вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе» (ч.4 ст. 66 ТК РФ).

Запись об увольнении по собственному желанию.

Что касается увольнения работника по собственному желанию, то относительно формулировки записи об увольнении по данному основанию сторонники рассматриваемой точки зрения разделяются.

Одни считают правильным писать: «Уволен по инициативе работника…». Они полагают, что в соответствии с ч.4 ст.66 ТК РФ должна делаться запись именно об увольнении, а поскольку при этом ссылка делается на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, то дальнейшая часть формулировки должна браться из этого пункта. Такой вывод они делают из:

- текста ч.4 ст. 66 ТК РФ, согласно которому в трудовую книжку «вносятся сведения … об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора …»

- текста ч.5 ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

Другие же считают более правильно писать «Уволен по собственному желанию…», потому что такой вариант рекомендуется Инструкцией. По их мнению, он не противоречит напрямую ч.5 ст. 84.1 ТК РФ. Согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Однако, по мнению сторонников этой точки зрения в ч.5 ст.84.1 ТК РФ не говорится о том, что формулировку нужно брать именно из того пункта, той части той статьи, на которую делается ссылка. А, значит, формулировку допустимо брать из другой статьи, лишь бы речь шла о том же основании увольнения. Поэтому допустимо в записи использовать традиционную формулировку «Уволен по собственному желанию», поскольку она тоже из Трудового кодекса РФ (ст. 80).

Возможно, кто-то из вас является убежденным сторонником первой позиции (об использовании формулировки «Трудовой договор расторгнут (прекращен) в связи…»), а кто-то поддерживает вторую (об использовании формулировки «Уволен в связи…»). В каждом обосновании есть зерна истины. Следует сказать, что на практике «живут» обе формулировки,  Гострудинспекция, как правило, не предъявляет претензий ни к одному из приведенных вариантов, и не штрафует за использование одного и не использование другого.

Учитывая то, что мнения кадровиков по рассматриваемому вопросу расходятся, в дальнейшем мы будем приводить образцы формулировок записей об увольнении в трудовые книжки для сторонников обеих точек зрения.

Указание на часть статьи.

Обратите внимание, в примерах, приведенных в Инструкции не указывается часть статьи, на которую делается ссылка. Эти примеры немного устарели.

Согласно ч. 5 новой ст. 84.1 ТК РФ, введенной Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться  со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Поэтому часть статьи должна указываться в записи об увольнении. В данном случае кодекс имеет большую юридическую силу, чем Инструкция.

Порядок оформления записи об увольнении в трудовой книжке

Согласно п. 5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Обратите внимание, что в графе 2 указывается именно дата увольнения (прекращения трудового договора), а не дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку и не дата издания приказа об увольнении работника. Иногда на практике мы встречаем такую ошибку – в графе 2 указывают дату внесения записи, а не дату увольнения, установленную в приказе об увольнении работника.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днём прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

• подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек,
• печатью работодателя и
• подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Напомним, что в п. 36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю или его переходом на выборную работу (должность)

Согласно п. 6.1 Инструкции при увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При увольнении работник заверяет своей подписью сделанные ему в трудовой книжке записи. Какое-нибудь слово, кроме своей подписи, работник должен написать в трудовой книжке, например, слово «ознакомлен»?

Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.

Напомним, что согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Позиция ряда специалистов такова – п.35 Правил требует только наличия подписи работника. Т.е. под записью об увольнении ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, ставится печать. После этого, ниже расписывается работник.

Есть и другое мнение, что под записью об увольнении работника лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, пишет свою должность, расписывается, пишет расшифровку подписи. И аналогично поступает работник, он подписывается по схеме «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи».

Это мнение обосновывается следующим образом.

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в состав реквизита "подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая делается под записью об увольнении традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи».

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, потому что п. 35 Правил не делает между ними различий.

В то же время есть один нюанс. Если увольняющийся работник занимал должность, название которой состоит из одного-двух слов, то его должность под записями об увольнении указывать удобно.

Но бывают должности, наименования которых состоят из 5-6 и более слов. Такие должности указывать в подписи работника под записями в трудовой книжки неудобно. Для этих случаев ряд специалистов рекомендуют вместо наименования должности писать слово «Работник». Иногда приводится аргумент против указания должности или слова «работник» в подписи работника в трудовой книжке, а именно утверждают, что увольняющийся работник уже не является работником, и должности у него уже никакой нет. С этим аргументом нельзя согласиться.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении, а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы работник еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Таким образом, в последний день работы работник все еще остается работником, и должность у него все еще имеется.

Относительно каких-то дополнительных слов в подписи работника отметим следующее: почти все специалисты считают, что не надо писать слова «согласен», «ознакомлен». Этого не требуют ни кодекс, ни Правила, ни Инструкция. Однако есть мнение, что перед подписью работника можно писать слово «заверяю», поскольку в п. 35 Правил говорится о заверении подписью работника произведенных в его трудовую книжку записей.

Обращаем внимание пользователей электронной энциклопедии «Пакет Кадровика», что на диске «Пакета Кадровика» имеются тексты семинаров и образцы документов по практике различных видов увольнения. Рекомендуем ознакомиться с этими материалами.

Приведем примеры записей об увольнении.

Примеры записей об увольнении работника по соглашению сторон, п. 1 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.1)

Примеры записей об увольнении работника в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.2)

Примеры записей об увольнении работника по собственному желанию, п. 3 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.3)

Примеры записей об увольнении работника по собственному желанию с указанием причин увольнения, п. 3 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.4)

Примеры записей об увольнении работника в порядке перевода к другому работодателю с согласия работника, п. 5 части первой статьи 77 ТК РФ, (4.9.5)

Примеры записей об увольнении работника в порядке перевода к другому работодателю по просьбе работника, п. 5 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.6)

Пример записи об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, п. 6 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.7)

Примеры записей об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности (подчиненности) организации, п. 6 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.8)

Примеры записей об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, п. 6 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.9)

Примеры записей об увольнении работника ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, п. 7 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.10)

Примеры записей об увольнении в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, п. 8 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.11)

Примеры записей об увольнении работника в связи с отсутствием у работодателя работы, в переводе на которую работник нуждается в соответствии с медицинским заключением, п. 8 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.12)

Примеры записей об увольнении в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем, п. 9 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.13)

Примеры записей об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, статья 71 ТК РФ (4.9.14)

Примеры записей об увольнении работника в связи с ликвидацией организации, п. 1 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.15)

Примеры записей об увольнении работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, п. 1 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.16)

Примеры записей об увольнении работника в связи с сокращением численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя, п. 2 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.17)

Примеры записей об увольнении работника в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, п. 3 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.18)

Примеры записей об увольнении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера в связи со сменой собственника имущества организации, п. 4 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.19)

Примеры записей об увольнении работника в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, п. 5 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.20)

Примеры записей об увольнении работника за прогул, подпункт «а» п. 6 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.21)

Примеры записей об увольнении работника в связи с появлением работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации - работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, подпункт «б» п. 6 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.22)

Примеры записей об увольнении работника за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника, подпункт «в» п. 6 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.23)

Примеры записей об увольнении работника за совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, подпункт «г» п. 6 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.24)

Примеры записей об увольнении работника за установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий, подпункт «д» п. 6 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.25)

Примеры записей об увольнении за совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, п. 7 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.26)

Примеры записей об увольнении за совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, п. 8 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.27)

Примеры записей об увольнении руководителя организации (филиала, представительства), его заместителя и главного бухгалтера за принятие необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации, п. 9 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.28)

Примеры записей об увольнении за однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей, п. 10 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.29)

Примеры записей об увольнении за представление работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, п. 11 части первой статьи 81 ТК РФ (4.9.30)

Примеры записей об увольнении работника в связи с призывом работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу, п. 1 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.31)

Примеры записей об увольнении работника в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда, п. 2 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.32)

Примеры записей об увольнении работника в связи с неизбранием на должность, п. 3 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.33)

Примеры записей об увольнении в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, п. 4 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.34.)

Примеры записей об увольнении в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, п. 5 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.35)

Примеры записей о прекращении трудового договора в связи со смертью работника либо работодателя - физического лица, а также признания судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим, п. 6 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.36)

Примеры записей об увольнении работника в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, п. 7 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.37)

Примеры записей об увольнении в связи с дисквалификацией работника или иным административным наказанием, исключающим возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, п. 8 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.38)

Примеры записей об увольнении в связи с истечением срока действия, приостановления действия на срок более двух месяцев или лишением работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, п. 9 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.39)

Примеры записей об увольнении в связи с прекращением допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска, п. 10 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.40)

Примеры записей об увольнении работника в связи с отменой решения суда или отменой (признанием незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе, п. 11 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.41)

Примеры записей об увольнении в связи с приведением общего количества работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Правительством Российской Федерации для работодателей, осуществляющих на территории Российской Федерации определенные виды экономической деятельности, п. 12 части первой статьи 83 ТК РФ (4.9.42)

Примеры записей об увольнении работников по другим основаниям, установленным Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (4.9.43)

4.10. Выдача трудовой книжки при увольнении

Когда выдавать трудовую книжку?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений:

- при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и

- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст.  234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Отказ работника от получения трудовой книжки.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Также специалисты в области кадрового делопроизводства и юристы-судебники рекомендуют составлять акт об отказе работника от получения трудовой книжки, заверенный подписями работников, присутствовавших при отказе работника.

В электронной энциклопедии «Пакет Кадровика» имеются:

• Форма акта об отказе от получения трудовой книжки.
• Образец заполненного акта об отказе от получения трудовой книжки.

Читать далее. Продолжение. Консультации юристов на вопросы участников семинара о ведении трудовых книжек (по части 4) >>

Пакет Кадровика >>