Кадровый аудит своими силами
Настоящий раздел поможет Вам самостоятельно организовать и провести кадровый аудит, найти ошибки, имеющиеся в кадрах организации или у индивидуального предпринимателя и впоследствии исправить их.
Мы обозначили основные участки кадровой работы и по каждому приводим:
- список типичных нарушений, которые Вам нужно искать у себя в кадрах,
- ссылки на наши консультационные материалы по кадровому делопроизводству, в которых рассказывается, как исправлять ошибки.
Найти максимум ошибок и исправить их – очень важно! Ведь они могут привести к неблагоприятным последствиям: от больших штрафов (в случае проверки инспекцией по труду) до уголовной ответственности.
Пошаговая инструкция для проведения кадрового аудита своими силами
Аудит каких кадровых документов проводят кадровики и юристы?
За какие нарушения прав работников какая ответственность работодателя наступает?
Когда и зачем нужен кадровый аудит?
Аудит кадров проводят:
- накануне проверки Гострудинспекции,
- при передаче дел новому начальнику отдела кадров или руководителю службы персонала, при смене руководства компании,
- когда вы просто захотите произвести оценку качества кадрового учета, навести порядок в кадрах.
Нередко при смене руководителя новый директор желает оценить деятельность подразделений, в том числе кадровой службы. В такой ситуации можно обратиться в специализированные организации.
Но чаще всего необходимость провести кадровый аудит связана не с подозрениями насчет действующего кадровика, а например, после конфликтов с другими работниками, когда есть риск жалобы в ГИТ или суд от недовольного сотрудника, нужно срочно навести порядок, чтобы избежать штрафов. И здесь вполне можно обойтись своими силами.
Как организовать проведение кадрового аудита своими силами?
Для проведения кадрового аудита можно издать приказ, в котором указать срок его проведения, предмет оценки (вся кадровая документация или по конкретному направлению, или по отдельному служащему или др.), определить ответственных сотрудников и т.д. По закону такой приказ не обязателен, можно обойтись и без него.Встречается и другой способ: новый начальник отдела кадров пишет докладную записку о необходимости проведения кадрового аудита, представляет подробный план, а директор лишь проставляет резолюцию.
Аудит каких кадровых документов проводят кадровики и юристы?
Нужно иметь представление о том, какие бумаги вы будете проверять. Поэтому до начала аудита ознакомьтесь:
• с перечнем документов, которые может запросить инспектор по труду
• с нашей таблицей «Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы»
Пошаговая инструкция проведения кадрового аудита своими силами
Пройдите все эти шаги.Шаг 1.
Ознакомьтесь с блоком "Кадровые документы. Общие требования". Из него Вы получите представление о типичных ошибках в обязательных и необязательных кадровых бумагах. Это поможет Вам найти аналогичные ошибки у себя.
Шаг 2.
Теперь перед Вами участок "Локальные нормативные акты". Перейдите по ссылке, прочитайте список ошибок, допускаемых в правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях и других ЛНА, поищите эти ошибки у себя. Их нужно будет исправить.
Шаг 3.
Проверьте участок "Оформление приема на работу. Заключение трудового договора". Пройдите по этой ссылке и посмотрите перечень ошибок, которые допускаются при приеме персонала в организацию, в трудовых договорах (далее - ТД), приказах о приеме и др. Поищите их у себя.
Шаг 4.
Проведите аудит участка "Изменение условий трудовых договоров. Переводы. Дополнительная работа. Отстранения". По данной ссылке представлена информация о том, какие нарушения искать в соглашениях, приказах и иных документах, оформляемых при переводах сотрудников на другую деятельность, поручении совмещения должностей(профессий), исполнении обязанностей временно отсутствующего служащего, расширении зон обслуживания, отстранении персонала от работы, изменении различных условий ТД.
Шаг 5.
На этом этапе проверим участок кадровой работы "Рабочее время". По ссылке Вы найдете список ошибок, которые нужно искать в бумагах, определяющих режим занятости, ошибки, допускаемые при неполном рабочем времени, сменной занятости, гибком режиме рабочего времени, ненормированном рабочем дне, суммированном учете рабочего времени и др.
Шаг 6.
Этот шаг - аудит участка "Время отдыха. Перерывы. Отпуска". Пройдите по ссылке и рассмотрите ошибки, допускаемые при предоставлении обеденных перерывов, перерывов для кормления детей, других перерывов, выходных и нерабочих праздничных дне, ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, отпусков; ошибки, допускаемые при выплате отпускных, компенсаций.
Проверьте, есть ли у Вас перечисленные в разделе ошибки. Все обнаруженные недочеты нужно будет исправить.
Шаг 7.
Ревизия участка "Оплата труда". Пройдите по ссылке, там рассказывается, какие нарушения нужно искать на данном участке: связанные с заработной платой, МРОТ, оплатой сверхурочных работ, занятости в выходные и нерабочие праздничные дни, работ в ночное время, премий, надбавок, выплатой зарплаты в безналичной форме; рассказывается, какие ошибки скрываются в расчетных листках. Такие ошибки необходимо будет выявить у себя и в дальнейшем устранить.
Шаг 8.
Проверьте участок "Командировки". По ссылке размещена информация о нарушениях, допускаемых при направлении персонала в командировки, оформлении командировок и отражении их в табеле учета рабочего времени. Если вы направляли свой персонал в командировки, то нужно поискать у себя данные недочеты. В дальнейшем можно будет исправить те, которые еще возможно.
Шаг 9.
Аудит участка "Увольнение работников". Тут, к сожалению, исправить можно немногое. Но все равно необходимо получить полное представление о реальном положении дел, найти всё, чтобы потом исправить хотя бы то, что реально. По ссылке приводится список нарушений, допускаемых на этом участке, прежде всего в бумагах, оформляемых при прекращении ТД.
Шаг 10.
Проверьте участок "Дисциплинарная ответственность работников" По ссылке приводится список нарушений, которые можно найти при аудите, если у вас на предприятии сотрудникам объявляли замечания, выговоры, применяли иные меры взыскания.
Шаг 11.
Проводим кадровый аудит участка "Материальная ответственность работников". Здесь дается перечень нарушений, которые могли быть допущены при заключении договоров о полной материальной ответственности, привлечении к материальной ответственности, установлении и взыскании ущерба.
Шаг 12.
Наведите порядок на участке "Трудовые книжки бумажные". По ссылке приводится перечень ошибок, встречающихся в записях в бумажных трудовых книжках, при их ведении, хранении, учете.
Шаг 13.
Оформите результаты кадрового аудита и донесите их до руководства.
За какие нарушения прав работников какая ответственность работодателя наступает?
Во время аудита Вы выявите разные нарушения. Мы составили удобные таблицы, по которым Вы можете посмотреть, за какие нарушения какая ответственность работодателя и его должностных лиц наступает (предупреждение, штрафы, лишение свободы и др.).Таблица. Административная ответственность за другие административные нарушения, куда входят:
- уклонение от участия в переговорах о заключении коллективного договора, соглашения либо нарушение установленного срока их заключения,
- непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора, соглашения,
- необоснованный отказ от заключения коллективного договора, соглашения,
- нарушение или невыполнение обязательств по коллективному договору, соглашению,
- уклонение от получения требований сотрудников и от участия в примирительных процедурах,
- невыполнение соглашения,
- увольнение работников в связи с коллективным трудовым спором и объявлением забастовки,
- нарушение прав инвалидов в области трудоустройства и занятости,
- нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных,
- распространение информации о свободных рабочих местах или вакантных должностях, содержащей ограничения дискриминационного характера,
- нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных бумаг,
- нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах,
- нарушение установленных законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования порядка и сроков представления сведений в органы Пенсионного фонда Российской Федерации,
- неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), должностного лица организации, уполномоченной в соответствии с федеральными законами на осуществление государственного надзора, чиновника органа, осуществляющего муниципальный контроль,
- воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора), должностного лица организации, уполномоченной в соответствии с федеральными законами на осуществление государственного надзора, чиновника органа муниципального контроля,
- невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), организации, уполномоченной в соответствии с федеральными законами на осуществление государственного надзора (должностного лица), органа (должностного лица), осуществляющего муниципальный контроль.
- непредставление сведений (информации),
- незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего,
- уклонение от исполнения административного наказания,
- непредставление в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет,
- неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет,
- несвоевременное представление сведений об изменениях состава постоянно проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете,
- несообщение сведений о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете.
К сведению.
Тексты статей нормативных актов, касающиеся ответственности работодателя (санкции за нарушения трудового законодательства)
Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита
Неполный аудит (проверены не все документы, не проверено соответствие сведений реальному положению дел)
- Недостаточная квалификация лиц, проводящих аудит. Это приводит к тому, что не все ошибки будут обнаружены.
- Неполная или искаженная фиксация результатов кадрового аудита. Это приводит к тому, что не все обнаруженные ошибки впоследствии будут исправлены.
- По итогам аудита заказчику, его сотрудникам не разъяснены «масштабы бедствия» и последствия, к которым может привести оставление дел в прежнем состоянии, не оформлено заключение и план мероприятий по исправлению выявленных недочетов, по недопущению их в дальнейшем, не даны рекомендации аудиторов. Когда мы проводим аудит, то по итогам выдаем клиенту весьма объемное заключение, где в письменном виде подробно и в деталях по каждому участку расписываем, где какие нарушения обнаружены, какие из них можно исправить, как это сделать, указываем последствия неисправления.
Таблица. Перечень документов, которые могут быть истребованы инспектором по труду при кадровой проверке
(в соответствии с Приказом Федеральной службы по труду и занятости от 13 июня 2019 г. № 160 "Об утверждении Административного регламента осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права")
1. | документы, устанавливающие организационно-правовую форму работодателя, его права и обязанности, в том числе приказ о назначении руководителя организации, избрании единоличного исполнительного органа юридического лица, приказ о назначении ответственных должностных лиц; |
2. | локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, правила внутреннего распорядка и сведения об ознакомлении с ними служащих под роспись; |
3. | штатное расписание; |
4. | решения работодателя, принятые с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа; |
5. | бумаги, подтверждающие соблюдение порядка учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации; |
6. | заявления, обращения, уведомления работников; |
7. | приказы (распоряжения) работодателя, изданные в рамках трудовых и иных непосредственно с ними связанных отношений, и данные об ознакомлении с ними сотрудников под роспись; |
8. | бумаги, устанавливающие трудовые отношения, в том числе договоры, служебные контракты, дополнительные соглашения к ТД, служебным контрактам, гражданско-правовые договоры о выполнении работы, оказании услуг, о представителе работодателя, подписавшм договор, и бумаги, подтверждающие наличие полномочий по подписанию ТД и по допуску персонала до работы; |
9. | документы, устанавливающие права и обязанности сторон трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений; |
10. | бумаги по социальному партнерству в сфере труда, в том числе, подтверждающие полномочия сторон социального партнерства, правомочность комиссии для ведения коллективных переговоров, подготовки проекта коллективного договора и заключения коллективного договора, предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров, ответ с указанием представителей стороны для участия в работе комиссии по ведению коллективных переговоров и их полномочий, запрос имеющейся информации, необходимой для ведения коллективных переговоров, ответ на такой запрос, определяющие сроки, место и порядок проведения коллективных переговоров; |
11. | бумаги, подтверждающие выполнение обязательных требований в сфере социального партнерства, в том числе при заключении коллективных договоров и соглашений; |
12. | документы, связанные с заключением, изменением, прекращением ТД и подтверждающие соблюдение сторонами трудовых отношений обязательных требований, в том числе уведомления сотрудников, должностные инструкции, трудовые книжки, их бланки и вкладышей в них, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заявления персонала, документы, представляемые при трудоустройстве, отказ в заключении ТД, договоры о полной материальной ответственности, приказы по личному составу, о прекращении (расторжении) договоров, об увольнении работников и иные письменные подтверждения, на основании которых изданы данные приказы, личная карточка формы Т-2; |
13. | письменное подтверждение выполнения обязательных требований в сфере защиты персональных данных персонала; |
14. | документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части рабочего времени, в том числе табели учета рабочего времени и иные доказательства ведения учета фактически отработанного рабочего времени, графики работы (сменности), результаты специальной оценки условий труда, соглашения сторон об установлении неполного рабочего времени, письменные доказательства ознакомления персонала в письменной форме с правом отказаться от работы в ночное время, сверхурочной занятости, бумаги об установлении режима рабочего времени; |
15. | документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части времени отдыха, в том числе соглашения между работником и работодателем, графики отпусков, уведомления персонала о предстоящих отпусках, приказы о предоставлении отпусков, заявления сотрудников о предоставлении отпусков, приказы о привлечении персонала к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, письменные согласия работников о работе в выходные и нерабочие праздничные дни с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, соглашения между сотрудником и работодателем о разделении ежегодного отпуска на части, записка-расчет при прекращении ТД, сведения о выплате денежной компенсации за неиспользованные отпуска, письменные заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы; |
16. | бумаги, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части оплаты труда, в том числе бумаги по начислению и оплате отпуска, выплате денежной компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении, устанавливающие систему оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты), документы, устанавливающие порядок индексации заработной платы и подтверждающие индексацию заработной платы, в том числе запросы работодателя о росте потребительских цен на товары и услуги, доказательства по начислению и выплате заработной платы и иных сумм, причитающихся сотруднику, в том числе ведомости по начислению и выплате заработной платы и иных выплат кадрам, платежные поручения с приложением реестров перечислений, согласия сотрудников на удержание из заработной платы, расчетные листки и приказы работодателя об утверждении формы расчетного листка, приказы об установлении простоя; |
17. | письменное подтверждение соблюдения обязательных требований в части нормирования занятости при кадровом аудите; |
18. | бумаги, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части предоставления гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы права; |
19. | бумаги, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части распорядка и дисциплины труда; |
20. | документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части квалификации работника, профессионального стандарта, подготовки и дополнительного профессионального образования персонала, ученического договора, в том числе ученический договор, об оплате времени ученичества; |
21. | документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части охраны труда, государственных нормативных требований в этой области, обеспечения безопасных условий и охраны труда; |
22. | бумаги, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части организации охраны труда, обеспечения прав работников в этой области, в том числе на труд в условиях, отвечающих требованиям охраны труда, обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, молоком и лечебно-профилактическим питанием, санитарно-бытовым обслуживанием, медицинским обеспечением, дополнительными гарантиями охраны труда отдельных категорий лиц, обучения в области охраны труда, финансирования мероприятий по улучшению условий и охраны труда; |
23. бумаг | бумаги, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части материальной ответственности сторон ТД; |
24. | документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части регулирования труда отдельных категорий сотрудников, в том числе женщин и лиц с семейными обязанностями, сотрудников в возрасте до восемнадцати лет, руководителей организации и членов коллегиального исполнительного органа организации, лиц, занятых по совместительству, сотрудников, заключивших договор на срок до двух месяцев, работников, занятых на сезонных работах, персонала, занятых вахтовым методом, персонала, трудящегося у работодателей - физических лиц, лиц, занятых у работодателей - субъектов малого предпринимательства, надомников, дистанционных сотрудников, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, работников, являющихся иностранными гражданами и людей без гражданства, тружеников транспорта, сотрудников, занятых на подземных профессиях, педагогических работников, научных работников, руководителей научных организаций и их заместителей, работников, направляемых на работу в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации, а также в представительства федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений Российской Федерации за границей, служащих, направляемых временно работодателем к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении занятости персонала, служащих религиозных организаций, спортсменов и тренеров; |
25. l | документальное подтверждение при кадровом аудите соблюдения обязательных требований в части рассмотрения и разрешения индивидуальных и коллективных трудовых споров; |
26. | письменное подтверждение наличия у работника инвалидности, а также срок действия таких бумаг, медицинские заключения, индивидуальная программа реабилитации или абилитации инвалида. |
Таблица 2. Административная ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
Таблица 3. Уголовная ответственность за нарушения прав работников
Рекомендуем журнал "Кадровик-практик" Подписчикам доступны: журналы периода подписки, архив материалов за прошлые годы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации и др.), "Книжная полка", курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и другие полезные ресурсы. |
