Кадровое делопроизводство с нуля | по шагам! Кадровик-практик , Тема №351124

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей компании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта:

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база, доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству (электронные версии).

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам статьи и консультации и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Список таких документов есть здесь >> 

Понятно, что обязательные по закону документы вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если ваша компания является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель - некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель - некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе для подписчиков журнала "Кадровик-практик", необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. Заметим, что если никаких работников и представительных органов в компании еще нет,  даже кадровик еще не принят, то документы утверждает сам директор.

Здесь мы наблюдаем противоречие: работник-директор уже трудится, а локальные нормативные акты только-только составляются. Хотя согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ:

«При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

В свою очередь локальные нормативные акты принимает работодатель:

«Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями» (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В ч. 6 ст. 20 ТК РФ указано:

«Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами».

И таким органом управления (единоличным исполнительным органом общества) является директор (генеральный директор и др.).

На практике же о таких нюансах задумываются редко, и кадровому специалисту приходится работать с тем, что есть: оформлять прием директора и следом оперативно разрабатывать локальные нормативные акты.

Дадим некоторые рекомендации по основным документам.

Штатное расписание – очень важный документ. В нем определяются структура, штатный состав и штатная численность работодателя, должностные оклады, надбавки, иные сведения об оплате труда.

Сразу правильно называйте должности работников. Определяя наименование должностей, зачастую имеет смысл согласовывать их с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной и материальной ответственности, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85.

Если неправильно назвать должность работника, то могут возникнуть проблемы при привлечении работников к полной материальной ответственности.

Например, в одной организации работников, которые фактически выполняли экспедиторские функции, по трудовым договорам «называли» водителями, а должностные (рабочие) инструкции на них не были заведены, в трудовых договорах экспедиторские функции не были упомянуты.

Заметьте, что экспедиторы в названном выше Перечне есть, а водителей нет. Поэтому при заключении с такими работниками договоров о полной материальной ответственности, при привлечении их к материальной ответственности неизбежно возникают споры.

Вместе с тем нужно учитывать, что существуют определенные требования закона к наименованию должности (профессии, специальности). Например, согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, «если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов». Эти требования нужно соблюдать. Нарушение их чревато негативными последствиями и для работодателя (штрафы, суды), и для работника (потеря компенсаций и льгот).

Структурным подразделениям тоже лучше сразу дать правильные (нужные работодателю) наименования.

При определении количества штатных единиц стоит отталкиваться от текущей потребности в рабочей силе. Если на ближайшее полгода-год компании будет достаточно 20 сотрудников, то не стоит выстраивать сложную структуру из 500 штатных единиц. Работодатель, конечно, не обязан заполнять все вакантные должности, но лишние единицы доставят хлопот. Согласно ч. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»:

«3. Работодатели обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости:

…информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов».

И, конечно, при составлении штатного расписания уже стоит понимать, какая будет система оплаты труда. Кто-то на первое время указывает большой оклад, чтобы потом, как только компания наберет обороты, поделить ее на оклад и премию, или процент от выручки. Но к тому времени в организации будут трудиться работники, в трудовых договорах будут отражены условия оплаты труда, и просто так поменять эти условия будет нельзя.

• Штатное расписание. Бланк и образец (доступ свободный)

• Штатное расписание в пользу работодателя, но без риска штрафов (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик", подписаться и получить доступ)

Правила внутреннего трудового распорядка – тоже один из главных локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

То есть необходимый минимум к информации, содержащейся в правилах, законом определен. И этот минимум в них должен быть. А вот фраза «иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя» дает возможность дополнительно включить необходимые работодателю нормы.

Например, в ч. 5 ст. 185.1 ТК РФ установлено, что работники обязаны предоставлять работодателю справки медицинских организаций, подтверждающие прохождение ими диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, если это предусмотрено локальным нормативным актом. ПВТР - это локальный нормативный акт, поэтому в нем вполне можно прописать данную обязанность.

Работодатель может придумать и «свои» нормы. Главное, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Например, в правилах внутреннего трудового распорядка можно установить процедуру приема-передачи дел при освобождении должности работником, установить для работника обязанность уведомлять работодателя по телефону о причинах отсутствия на работе в первый день нетрудоспособности либо при сдаче крови (для доноров).

Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты >>

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. 

Как правило, у работодателя есть шаблоны трудовых договоров по тем или иным должностям, которые они используют при вступлении в трудовые отношения с работниками. Некоторые работодатели даже утверждают у себя эти шаблоны и используют в практике. Ведь удобнее, когда все условия уже утверждены, останется только внести данные работника и заключить трудовой договор. Если же работник и работодатель оговаривают свои, индивидуальные условия, которые будут характерны только для данного работника, то они просто изменяют шаблонные условия на индивидуальные и подписывают договор на этих условиях.

Шаблон трудового договора должен содержать все сведения и условия, обязательные для включения в договор, которые определены в ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ. В ч. 4 указанной статьи приведен перечень дополнительных условий, которые могут предусматриваться в трудовом договоре. И вот эти дополнительные условия могут быть как полезными работодателю, так и помешать.

Будет ли работодатель заключать срочные трудовые договоры? Например, ч. 2 ст. 59 ТК РФ позволяет по соглашению сторон заключать срочный трудовой договор с лицами, поступающими на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания - 20 человек). Будет ли работодатель испытывать работников? У испытания есть минус – если работник пожелает уволиться, то в период испытания он вправе сделать это, предупредив за 3 дня, а не за 2 недели.

Сразу обдумайте и включите в шаблон трудового договора условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтобы они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Если ваша компания является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), и вы решили отказаться от принятия локальных нормативных актов (всех или некоторых), то используйте типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем - субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, и работником и работодателем - некоммерческой организацией, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

Трудовые договоры с работниками. Образцы и бланки >>

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Здесь отметим следующее.

Так, Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 утверждены:

– типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности,

– типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

До недавнего времени утвержденные формы имели:

– Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (была утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»),

– Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (была утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

01.09.2021 данное Постановление утратило силу. В новом Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, указано:

«40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)».

Но формы большинства документов не определены.

Для первичных учетных документов следует соблюдать правила, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязательные реквизиты таких документов установлены в ч. 2 указанной статьи. А в ч. 4 закреплено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Поэтому после разработки форм их необходимо будет утвердить.. 

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в  большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки.

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик"). Такой приказ обязателен, это требование установлено Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Также есть и форма  приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >>  Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
• большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2015 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта. Рекомендуем 3 тома книги 'Курс кадрового делопроизводства' (электронная версия). А для подписчиков журнала "Кадровик-практик" эти книги доступны бесплатно на Книжной полке>>