Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция , Тема №981886

ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА-2022:

пошаговое руководство по наведению порядка в кадровых документах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом

• Шаг 1. Запасемся нужными законами, специальной литературой и программами

• Шаг 2. Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет

• Шаг 3. Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы

• Шаг 4. Определяем лиц, ответственных за документы

• Шаг 5. Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля

• Шаг 6. Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники

• Шаг 7. Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения

• Остальные шаги пошаговой инструкции восстановления кадрового учёта и руководство полностью доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик" в большой справочной базе ИКС >> Можете сейчас подписаться и сразу получить доступ >>

В небольших компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате кадрового работника или по другим причинам.

Наше пошаговое руководство мы разрабатывали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.

Все рекомендации соответствуют требованиям трудового законодательства на январь 2022 года.

Руководство мы составили простым и доступным языком, специально, чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

Обратите внимание, что наше руководство именно примерное, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашего руководства нужно будет пройти не в представленной последовательности, а иначе (какие-то шаги раньше, а какие-то, наоборот, позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные ниже.

Итак, с чего начнем?

Шаг 1

Запасемся нужными законами, специальной литературой и программами

Запасемся нужными нормативно-правовыми актами. Все это понадобится вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.

Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь >>

Прежде всего понадобятся следующие основные нормативные акты (обязательно в последних редакциях!):

• Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ;

• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;

• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»;

• Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»;

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

• Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;

• Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»;

• Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ «О минимальном размере заработной платы»;

• Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»;

• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;

• Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности».

Помимо основных, существует великое множество иных документов органов власти, регулирующих различные области трудовых отношений, кадровой работы. Например:

• Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N 163 «Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет»;

• Приказ Минтруда России от 18.07.2019 N 512н «Об утверждении перечня производств, работ и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых ограничивается применение труда женщин»;

• Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 «Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ» (до 01.01.2022 действуют Временные правила работы вахтовым методом, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2020 N 601);

• Постановление Правительства РФ от 11.10.2001 N 719 «Об утверждении Порядка предоставления отпуска работникам, усыновившим ребенка»;

• Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации»;

• Постановление Правительства РФ от 02.01.2015 N 2 «Об условиях оплаты труда руководителей федеральных государственных унитарных предприятий»;

• Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 «О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий»;

• Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-I «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»;

• Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»

• и многие другие.

Удобна в качестве справочной "литературы" большая справочная база по кадровому делопроизводству , доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик». В этой базе оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Шаг 2

Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет

Посмотрите списки документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. Мы перечислим документы, которые должны быть обязательно; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.

Обязательные документы

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).

• Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).

• График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

• Документы по обработке и защите персональных данных работников [документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. 86–88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (в последней редакции) «О персональных данных»].

• Трудовые договоры (ст. 16, 56–59, 67 ТК РФ).

• Трудовые книжки (бумажные) на тех работников, на которых они ведутся (ст. 65, 66 ТК РФ, Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).

• Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее (п. 39-40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).

• Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 39-40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).

• Табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ).

• Утвержденные формы приказов и иных первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

• Приказы: о приеме работников на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, о применении дисциплинарного взыскания, о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н), о назначении ответственных за обработку и хранение персональных данных, об утверждении формы расчетного листка, об утверждении форм кадровых документов (если не внесены в Учетную политику) и др.

• Основания к изданным приказам: заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ).

• Ведомости, записки-расчеты и/или иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

• Документы воинского учета (раздел III Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, раздел IV Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утв. Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700).

• Документы по охране труда (раздел X ТК РФ)*.

Если ваша компания является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы могут отсутствовать:

«Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

• Коллективный договор обязателен, когда одна из сторон (работники или работодатель) выходила с инициативой его заключить (вторая обязана была вступить в переговоры в этом случае, далее следует заключение договора на согласованных условиях).

• Локальный нормативный акт (положение) об оплате труда и премировании**, принятый с учетом мнения представительного органа работников, обязателен, если какие-то из условий системы оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы в коллективном договоре, штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка, принятых с учетом мнения представительного органа работников.

• Локальный нормативный акт (положение) об аттестации, принятый с учетом мнения представительного органа работников, и сопутствующие аттестации документы могут быть обязательны, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

• Локальный нормативный акт (положение) о коммерческой тайне, определяющий перечень информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливающий режим коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение и др., обязателен, если в трудовых договорах работников установлена обязанность сохранять коммерческую тайну (Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (в последней редакции) «О коммерческой тайне»).

• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем должен быть установлен у работодателя, если кто-то из работников трудится в режиме ненормированного рабочего дня. Согласно ст. 101 ТК РФ перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

• График сменности обязателен при наличии сменной работы (ст. 103 ТК РФ).

• Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, понадобится, если рабочий день работников делится на части и это не установлено в других локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 105 ТК РФ).

• Локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения работникам, не получающим оклад, за нерабочие праздничные дни, понадобится, если есть работники-«неокладники» и такое вознаграждение не установлено правилами внутреннего трудового распорядка и иными имеющимися у работодателя локальными нормативными актами, принятыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (ст. 112 ТК РФ).

• Документы, регламентирующие подготовку и дополнительное профессиональное образование работников, нужны, если работники проходят подготовку и получают дополнительное профессиональное образование. Согласно ст. 196 ТК РФ «подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (ч. 2 и ч. 3 ст. 196 ТК РФ).

• Договоры о полной материальной (индивидуальной и коллективной (бригадной)) ответственности нужны, если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке. Типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).

• Личные дела работников, если для данного работодателя нормативно установлено требование об обязательном ведении личных дел [ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ (в последней редакции) «О муниципальной службе в Российской Федерации»; ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ (в последней редакции) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (в последней редакции) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»; ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 (в последней редакции) «О прокуратуре Российской Федерации»; ст. 23 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ (в последней редакции) «О Следственном комитете Российской Федерации»; ст. 39 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ (в последней редакции) «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и пр.] или такое требование установлено локальным нормативным актом работодателя,

• др.

При кадровом аудите в компании могут быть обнаружены и иные документы, которые не являются обязательными. Но поскольку они оформлены и уже имеются у работодателя, то их проверить тоже будет нужно.

Необязательные документы

К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их «заводят», когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.

Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.

С учетом приведенных нами перечней определите списки документов, которые вам предстоит оформить:

• список обязательных документов, которых в компании нет и которые вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство;

• список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.

Здесь есть необходимые журналы регистрации и книги учета для кадровой работы, все графы,развороты и т.д.

Шаг 3

Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы

А. Прежде чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.

Бывает, что реалии отличаются от того, что прописано в имеющихся документах. Особенно часто с этим приходится сталкиваться, когда ранее документы не разрабатывались компетентными специалистами с нуля, а просто скачивались шаблоны из Интернета, чуть корректировались и утверждались.

Так, например, в заимствованных правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) бывает установлен совсем не тот режим работы, который принят у данного работодателя. Например, в скачанных ПВТР бывает установлен нормированный рабочий день для всех работников, а тем временем у работодателя для разных структурных подразделений, для разных групп работников установлен разный режим работы. Кому-то – нормированный рабочий день с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут (час обед), кому-то – нормированный рабочий день с 8 часов 00 минут до 17 часов 00 минут (час обед), для работников каких-то подразделений – гибкое рабочее время, а для кого-то – ненормированный рабочий день.

В одной организации в скачанных правилах была установлена 6-дневная рабочая неделя для всех работников. А в табеле учета рабочего времени бухгалтер отмечала 5 рабочих дней (что соответствовало действительности). И это нарушение было обнаружено при проверке Гострудинспекции.

В «плагиатных» ПВТР нередко упоминаются не соответствующие действительности наименования должностей и отделов. В одной организации согласно Уставу единоличный исполнительный орган назывался «директор», а в ПВТР он же назывался «генеральный директор».

В заимствованных правилах можно встретить условия, которые прежде были законными, но впоследствии в связи с изменениями в законодательстве перестали быть таковыми. Например, указано, что зарплата выплачивается дважды в месяц: 10 числа – аванс за первую половину прошедшего месяца, а 25 числа – полный расчет за прошлый месяц. А ведь в настоящее время зарплата должна выплачиваться не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Нередко обнаруживается, что в документах вовсе не прописаны многие важные моменты, которые обязательно должны прописываться.

Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.

Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.

Б. Заметьте, не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.

Берем у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, а никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приема директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания участников организации) и даже порядок утверждения штатного расписания.

Узнаем пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.

Согласуйте с руководством, какие из необязательных документов вы будете составлять для фирмы.

Шаг 4

Определяем лиц, ответственных за документы

При восстановлении кадрового делопроизводства вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учет трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:

• Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк

Даже если в компании все поголовно отказались от ведения бумажных трудовых книжек и перешли на электронный формат, все равно ответственный за трудовые книжки должен быть. В будущем вполне может прийти устраиваться на работу работник с бумажной трудовой книжкой.

Нужно проверить наличие приказа (иного документа), которым определяется перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников (как правило, это начальники структурных подразделений, работники кадровой службы и бухгалтерии), и обязательств о неразглашении персональных данных.

Нужно проверить, кто уполномочен вести табель учета рабочего времени, регистрировать кадровые документы, установить всех остальных ответственных за какие-то кадровые процессы и документы.

До того как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.

Шаг 5

Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля

А. Проверяем штатное расписание.

Если у вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. В настоящее время действует Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которым предусмотрено, что «формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета» (п. 4 ст. 9 указанного закона). На сегодняшний день многие работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-3 >>), при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами. Вам пригодится имеющийся на сайте в свободном доступе образец штатного расписания (заполненный) >>

При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам компании. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума. Помните, что у нас есть не только минимальный размер оплаты труда, который установлен для всей страны, но и размер минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации.

Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда. Согласно ч. 4 ст. 135 ТК РФ локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. В штатном расписании нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры, будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Прочитайте материалы сайта (доступ свободный): "Штатное расписание: форма и содержание", "Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание".Вам может понадобиться документ - Приказ об утверждении штатного расписания>> 

Подписчики журнала "Кадровик-практик" могут ознакомиться с пошаговой процедурой принятия нового штатного расписания, образцами документов, упомянутых в данной процедуре, публикацией "Штатное расписание в пользу работодателя, но без риска штрафов".

Б. Проверяем правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.

Проверяем имеющиеся в компании ПВТР и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):

• законодательству,

• учредительным документам,

• коллективному договору, соглашениям,

• иным локальным нормативным актам,

• действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте.

Особенно рекомендуем прочитать статью (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик") "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю".

Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом.

Шаг 6

Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники

А. Проверяем, как оформлен директор.

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, необходимые образцы документов, статьи и консультации там же.

Б. Дальше проверяем, как оформлены работники.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под роспись ознакомьте работников.

Далее проверим трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учтем при проверке:

• трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

• условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

• условия трудовых договоров должны соответствовать реальности.

Вы можете обнаружить, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную, т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.

Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25 000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50 000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1-го и 15-го числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5-го и 20-го числа, и такие даты установлены ПВТР.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то эти нарушения нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25 000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50 000 рублей. Получится, что у работника оклад 50 000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под роспись.

Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет практическое пособие 'Принимаем работника на работу: кадровые вопросы' (электронная версия) А подписчикам журнала "Кадровик-практик" данное пособие доступно бесплатно на Книжной полке. 

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры.

В. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.

Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. За основу могут быть взяты формы Т-1 и Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Если прием на работу оформлен до 22.11.2021, то приказ о приеме на работу должен быть издан в отношении каждого работника. С 22.11.2021 приказы о приеме не обязательны. 

Если приказы издаются, то содержание приказов должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

Подписчики журнала "Кадровик-практик" могут почитать доступную им статью "Когда нельзя отказываться от приказов о приеме на работу и чем чреват такой отказ?".

Г. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.

Напомним, что с 2020 года начат переход к формированию и хранению информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде. Работодатели с 01.01.2020 передают сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда РФ (отчеты по форме СЗВ-ТД). Работникам, имеющим бумажную трудовую книжку, до конца 2020 года (по общему правилу) необходимо было определиться:

- продолжить ведение книжки в привычном виде

- или перейти на электронный формат и получать сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р – от работодателя, по форме СТД-ПФР – при запросе сведений из информационных ресурсов Пенсионного фонда РФ).

Реализовать свой выбор работники могли путем подачи соответствующего заявления работодателю. Тот, в свою очередь, передавал эту информацию в ПФР. В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки она выдавалась ему на руки и в дальнейшем работник получал от работодателя только сведения о трудовой деятельности (при увольнении или по запросу).

Поэтому сейчас у обнаруженной «недостачи» трудовых книжек могут быть вполне законные основания.

Разберемся с трудовыми книжками сотрудников, работающих по основному месту работы.

Составляем список всех сотрудников, которые в настоящий момент трудятся в компании по основному месту работы (трудовые книжки на совместителей работодатель не ведет). Можно сделать это в виде таблицы со следующими графами. Тогда в процессе проверки можно будет просто отмечать эти обстоятельства.

Для анализа, как вы уже понимаете, необходимо будет найти:

• все трудовые книжки, хранящиеся у работодателя,

• книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее,

• заявления работников о выборе формата трудовых книжек,

• отчеты по форме СЗВ-ТД, которые передавались в ПФР с 2020 года по нынешний день.

Также стоит посмотреть на дату приема работника на работу. Дело в том, что с 01.01.2021 трудовые книжки лицам, впервые поступающим на работу, не оформляются. Возможно, книжка отсутствует именно по этой причине.

В итоге проверки таблица будет выглядеть примерно так.

Все в порядке, когда:

- трудовая книжка работника в наличии, информация о ней внесена в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- в КУДТК есть сведения о том, что трудовая книжка была принята от работника и выдана ему на руки, а у работодателя есть заявление работника с пожеланием перейти на «электронную трудовую книжку», информация передана в ПФР отчетом по форме СЗВ-ТД.

Однозначно нарушение, когда работник подал заявление о переходе на получение сведений о трудовой деятельности и информация об этом отправлена в ПФР, а трудовая книжка этого работника до сих пор находится у работодателя. Ее надо незамедлительно выдать. Напомним, что при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). Согласно п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В случае, если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

В остальных ситуациях необходимо уточнить причины отсутствия трудовой книжки непосредственно у работника.

Если работник принят в 2021 году и говорит, что ранее нигде не работал, – отлично, трудовая книжка отсутствует на законных основаниях:

«8. Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются» (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Если работник принят до 2021 года и ранее нигде не работал либо потерял трудовую книжку, при этом от бумажной трудовой книжки не отказывался, то этому сотруднику необходимо оформить новую трудовую книжку. Согласно ч. 4 и 5 ст. 65 ТК РФ:

«При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется)…

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется)».

Работник мог отказаться от бумажной трудовой книжки у предыдущего работодателя. Такое тоже не исключено. Тогда при трудоустройстве в вашу организацию он мог только предъявить бумажную трудовую книжку вместе со сведениями от трудовой деятельности (заметьте, предъявить, но не передавать работодателю). Соответственно, в книге учета движения трудовых книжек записей нет и не должно быть.

Самая сложная ситуация – когда работник утверждает, что при приеме на работу предоставлял трудовую книжку, а у работодателя ее нет. Получается, что работодатель эту книжку потерял? Не исключено. Мы рассказывали о таких ситуациях в статьях:

• «Если сотрудник при приеме непредоставил старую трудовую книжку, а при увольнении потребовал именно ее…Реальные истории» (журнал «Кадровик-практик», 2020, № 6),

• «При трудоустройстве работниктрудовую книжку не сдал, вскоре уволился…» (журнал «Кадровик-практик», 2018, № 10).

Потерянные трудовые книжки придется «восстанавливать» – оформлять дубликаты. Подписчикам журнала "Кадровик-практик" доступна статья "Дубликат трудовой книжки по новым правилам: подробный комментарий".

Если нашлись «лишние» трудовые книжки (уволенных или посторонних лиц)

Иногда в закромах работодателя находятся трудовые книжки, принадлежащие уволенным работникам.

Сначала напомним, что согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ:

«В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя…»

Поэтому проверьте, были ли отправлены уведомления тем работникам, которые свою книжку не получили. Если нет – незамедлительно отправьте.

Трудовые книжки могут остаться у работодателя от тех, чей прием на работу не состоялся по причине аннулирования трудового договора. Порядок возвращения документа таким «неработникам» в законе не указан. Мы рекомендуем действовать по аналогии и направлять уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чреваты штрафами при проверке Гострудинспекцией.

Е. Проверяем, как обстоят дела с передачей сведений о трудовой деятельности в ПФР.

С 01.01.2020 работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (отчет по форме СЗВ-ТД). Этот отчет подается при кадровом мероприятии или при подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности. Если таких событий с работником в 2020 году не случалось, то по нему тоже было необходимо отчитаться в ПФР не позднее 15.02.2021, включив в отчет сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Проверьте, по всем ли сотрудникам были переданы отчеты.

Шаг 7

Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения

А. Проверяем, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы).

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы) допускаются ошибки:

·         совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,

·         дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора),

·         не предусмотрена оплата за выполнение дополнительных обязанностей,

·         вместо совмещения оформлено совместительство

·         и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы и в случае нахождения ошибок в оформлении исправить их: заключить соглашения с работниками, внести изменения в действующие соглашения, ознакомить работников с приказами о поручении дополнительной работы (если не ознакомлены) и т.д.

С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Поручение работнику дополнительной работы".

Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшихся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:

·         отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,

·         отсутствуют приказы о переводах,

·         работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,

·         в трудовые книжки не сделаны записи о переводах, не переданы сведения о переводе в ПФР.

Если Вы обнаружили какие-то ошибки, то их (если возможно) нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи, сдать отчет СЗВ-ТД.

С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов" и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу

В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ не требуется согласие работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Это касается и условия оплаты труда. Так что если на прошлом рабочем месте работнику была установлена какая-то надбавка, следует рассмотреть вопрос о необходимости ее сохранения на новом рабочем месте. Если условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя.

Г. Проверяем, правильно ли оформлены увольнения.

Различные виды увольнений оформляются по-разному (каждый со своим составом документов-оснований). Приведем основные их них:

Проверьте, все ли документы-основания имеются «под» каждый приказ об увольнении.

Наиболее распространенные нарушения – это как раз отсутствие таких документов.

По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.

По каждому случаю увольнения должен быть оформлен приказ об увольнении, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ).

Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки (если на работника велась бумажная трудовая книжка) или представлены сведения о трудовой деятельности (если работник перешел на ЭТК) всем уволенным работникам, со всеми ли произведен полный расчет.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

В случае если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или представить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте, или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

• Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет

Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (целесообразно это сделать и в том случае, если уведомление уже направлялось при увольнении). Если работнику не направлены сведения о трудовой деятельности, отправьте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет и работодатель должен им еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета (если расчет производился в кассе предприятия) или переводите долг на банковскую карту работника (если с работником было соглашение о переводе зарплаты на карту).

Остальные шаги пошаговой инструкции восстановления кадрового учёта и руководство полностью доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик" в большой справочной базе ИКС >>

__________________________________________

* Обычно охрана труда находится в ведомстве не кадровика, а другого специалиста. Поэтому данный аспект подробно рассматривать мы не будем.

** Предупреждаем, что на практике некоторые инспекторы придерживаются мнения, что отдельный локальный нормативный акт, регулирующий оплату труда (положение об оплате труда), обязательно должен быть у любого работодателя. В случае отсутствия такового инспекторы считают это нарушением ст. 135 ТК РФ и привлекают работодателя к административной ответственности. Мы полагаем, что требование о наличии такого документа необоснованно, если система оплаты труда установлена в таких локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения представительного органа работников, как штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 135 ТК РФ «системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права… Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников».